Mẹo quản lý thư viện tài liệu tham khảo

Bài viết này Lê Vinh chia sẻ về cách lưu tài liệu tham khảo một cách khoa học, hiệu quả

Nhiều người có thói quen khi tìm kiếm một tài liệu tham khảo nào đó thường vào Google, Search tên sau đó Tải xuống hoặc Đọc ngay trên web kết quả, khi tải xuống thì cũng vứt tạm ở đâu đó như là thư mục Downloads, Desktop… Với cách làm như thế chúng ta vô tình lãng phí tài nguyên và khi cần tìm hiểu một nội dung khác chính trong văn bản đó, chúng ta lại phải mất công đi tìm kiếm và tải lại. Đôi khi đi công trường không có internet, 3G mà đang cần gấp thì thật bất tiện. Hôm nay LV chia sẻ một vài mẹo nhỏ để giúp chúng ta quản lý Dữ liệu tài liệu tham khảo một cách có hiệu quả:

1, Hãy tạo tủ sách tài liệu cho riêng mình:

Trong máy tính, các bạn hãy tạo một Folder với tên “Các tài liệu văn bản luật tham khảo” , sau đó tạo các Folder con với các nội dung cần lưu trữ. Ví dụ: Theo hệ thống văn bản luật Việt Nam, Lê Vinh chia theo thứ tự các cấp ban hành:

Folder1: 1.Luat-QuocHoi

Folder2: 2.Chinh phu

Folder3: 3.Bo Xay Dưng

….

A1

Tạo một tủ sách tài liệu ngay trong máy tính. Ảnh: Chụp màn hình

Trong các Folder đó tiếp tục chia nhỏ theo các lĩnh vực, ví dụ với các Nghị định của Chính phủ ta chia ra:

1.Quan ly chi phi

2. Quan ly chat luong

3. Quan ly dau thau lua chon nha thau

A2

Nên chia theo từng lĩnh vực trong ngành mà mình đang làm. Ảnh: Chụp màn hình

Lưu ý: Các Folder nên đặt số để giúp ta sắp xếp hiển thị theo thứ tự, tạo sự ngăn nắp trong quá trình sử dụng tài liệu, đồng thời tìm kiếm cũng dễ dàng.

2, Tạo thói quen: Tải tài liệu về hãy lưu đúng chỗ

Giống như mua một cuốn sách mới về, các bạn hãy để nó đúng ô trong tủ tài liệu. Khi cần chúng ta tìm kiếm rất dễ dàng.

Mẹo nhỏ:

a, Trên các trình duyệt nên cài đặt tùy chọn: Thay vì lưu vào Folder mặc định có tên Downloads, các bạn tích vào ô “Luôn hỏi tôi nơi lưu tập tin”

A3

Trong trình duyệt Chrome: Tích chọn hỏi nơi lưu tài liệu trong mục Tùy chọn

A3

Tương tự trong FireFox dành cho ai yêu trình duyệt cáo lửa

b, Nên tìm kiếm và tải tài liệu ở các trang chính chủ, ví dụ với Nghị định nên download ở trang điện tử Chinhphu.vn.

Chúng ta nên tìm kiếm và download các tài liệu tại các trang web chính chủ. Trường hợp không có trên trang chính chủ thì nên tìm download ở các trang chia sẻ miễn phí và tin tưởng.

3, Hãy đặt lại tên file theo cách dễ hiểu nhất:

Khi lưu tài liệu, bạn nên đặt lại tên file theo cách bạn dễ hiểu, dễ tìm nhất. Ví dụ, với Nghị định 66/2013 của Chính phủ, khi download về sẽ có tên là “66-nd”, khi lưu trữ vào tủ sách ta nên đặt lại là “Nghi dinh luong TT chung – 66-2013”

A5

Nên sửa lại tên file để dễ hiểu và dễ tìm nhất khi cần

4, Hãy lưu cả file PDF và File word (nếu có)

Bản PDF thường là bản chuẩn, tức không sửa được. Với bản file word, các bạn có thể tìm kiếm dễ dàng hơn với lệnh (ctrl+F), tuy nhiên đôi khi chúng ta vô tình sửa làm sai văn bản rồi lại save lại, hoặc cũng có người sửa văn bản theo mục đích riêng của mình rồi vô tình chia sẻ lại cho người khác, như thế sẽ rất nguy hiểm.

Vì vậy bạn nên lưu cả bản PDF và Word để đối chiếu khi cần.

5, Có thể lưu trữ bằng dữ liệu trực tuyến (Đám mây)

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp dịch vụ dữ liệu trực tuyến, và thông thường chúng ta được Free khoảng 5Gb, đủ để lưu trữ các tài liệu tham khảo, 5Gb đủ ta tạo ra một tủ sách khổng lồ “trên mây”.

Nhiều người sử dụng nhà cung cấp tiêu biểu và uy tín như Dropbox, Skydrive, GoogleDrive…để lưu trữ, vì việc đồng bộ hóa với dữ liệu trên các máy tính khá dễ dàng. Các bạn cũng lưu ý về tính bảo mật của các tài liệu này, vì thế nếu nó quá quan trọng hoặc tế nhị thì cũng không nên đưa lên trực tuyến.

Với dữ liệu được đưa lên mây, khi không may ổ cứng bị hỏng, tài liệu của chúng ta đã cất công sưu tầm sẽ không bào giờ mất mát cả

A7

Dữ liệu đám mây ngày càng phổ biến

LV sử dụng Dropbox để lưu “Tủ tài liệu tham khảo”, vì nó có thể giúp mình đọc được tài liệu từ bất cứ đâu, và việc đồng bộ máy tính làm việc ở công ty cũng như máy tính ở nhà một cách dễ dàng. Các tài liệu tham khảo khi thì ta lưu vào máy ở cơ quan, lúc lưu máy ở nhà nên việc có một bộ dữ liệu trực tuyến là rất hữu ích.

Với Dữ liệu đám mây, khi ngồi họp ta cũng có thể mở Smartphone hoặc Máy tính bảng truy cập một cách dễ dàng, nhanh chóng.

dropbox-ilamont-flickr-520x245

Với đám mây và một chiếc Smartphone hoặc Tablet, ta có thể đọc tài liệu ở bất cứ đâu

Advertisements